Die modernen Arbeitsmethoden und Strukturen sind seit längerer Zeit im Wandel. Weg von strikten Hierarchien und Arbeiten in kleinkarierten Rastern hin zu mehr Eigenverantwortung und Innovation. Die Mitarbeitenden mit ihrem Know how sind das grösste Kapital einer Firma und wurden sorgfältig ausgewählt. Vielfach handelt es sich um Menschen, die im Privatleben Familien gründen, Häuser bauen und in Vereinen oder Institutionen aktiv einen wichtigen Beitrag leisten. Leider ist oft festzustellen, dass diese Fähigkeit, das Umfeld konstruktiv und innovativ zu gestallten und somit weiterzubringen, beim Betreten der Büroräumlichkeiten abgelegt werden, da diese aufgrund der vorherrschenden Strukturen nicht gefördert oder gar nicht gefragt sind. Glücklicherweise haben mittlerweile viele Arbeitgeber erkannt, dass es wenig Sinn ergibt, die Mitarbeiter in engen Leitplanken genau nach Prozess arbeiten zu lassen und jegliche Innovation und Ideenreichtum des einzelnen Individuums zu unterbinden.
Die Pandemie hat diesen Wandel massiv beschleunigt. Wir alle wurden gezwungen, uns mit unserer Art und Weise der Arbeitsprozesse auseinanderzusetzen. Eines hat sich ganz klar herauskristallisiert. Wir sind mit unseren modernen Tools von Hard- und Software absolut in der Lage von Zuhause oder sonst einem Ort zu arbeiten und brauchen wegen unserem Schreibtisch nicht ins Büro zu gehen. Das Büro hat aber in keiner Art und Weise ausgedient oder seine Berechtigung verloren. Es hat vielmehr einen anderen Stellenwert erhalten und es gilt andere Werte zu generieren, welche wir in der modernen Bürowelt zum Vorteil aller nutzen können. Dabei sind die Räumlichkeiten, neben der Firmenphilosophie und den technischen Tools, eine der drei Säulen in der moderneren Arbeitswelt.
Büro versus Home-Office
Wie vertraut uns die virtuellen Meetings sein mögen und wir durch diese Möglichkeit auch viel Zeit einsparen, persönliche Meetings bieten einen gravierenden Vorteil zu den Video-Calls. Vor allem bei kreativen Gesprächen fehlt in der virtuellen Welt mindestens eine Dimension.
Ist die Rückmeldung über die Körpersprache via Bildschirm vielfach sehr eingeschränkt oder gar nicht wahrnehmbar, so sind wir in einem persönlichen Austausch in der Lage, auch diese feinen und subtilen Aussagen zu empfangen. Vielen Mitarbeitern fehlt auch ganz einfach das Zwischenmenschliche und der soziale Kontakt zu anderen Menschen im Betrieb.
Es ist auch nicht zu unterschätzen, dass durch den sozialen Austausch unter den Mitarbeitern einen gewaltigen Austausch von Know How entsteht und nicht selten werden die wichtigsten Erkenntnisse und Entscheidungen in lockerer Atmosphäre im Anschluss an eine Sitzung und nicht direkt während der Sitzung getroffen. Genau diesen Aspekten gilt es, in der Bürowelt der Zukunft Rechnung zu tragen.
Wir alle merken selber am besten, was wir für eine Umgebung wir für unsere aktuelle Tätigkeit brauchen. Mal ist ein ruhiger Platz für konzentriertes Arbeiten, mal sind dies freie Flächen und Ablagen für kreative Prozesse oder dann die Möglichkeit, sich in kleineren oder grösseren Gruppen für eine Sitzung oder einen Austausch zu treffen. Diese unterschiedlichen Zonen mit den entsprechenden Arbeitsmöglichkeiten finden sich weder im Büro zu Hause noch an einem fixen Arbeitsplatz im Büro.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, den Mitarbeitern diejenige Umgebung zur Verfügung zu stellen, die sie für die optimale Ausführung ihrer aktuellen Tätigkeit benötigen.
Was tun mit der Fläche im Büro?
Das Arbeiten zu Hause hat sich dennoch bewährt und das Home-Office wird uns auch in Zukunft in unterschiedlichem Ausmass begleiten. Eventuell sind nur noch 80% der Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro - Vielleicht sogar nur 50%. Somit kann auf einen Teil der Arbeitsplätze verzichtet werden. Was soll mit der entstandenen freien Fläche passieren? Nun ist es an der Zeit, die Weichen für die Zukunft zu stellen. Die Fläche aufzugeben und sich einen Teil der Miete einzusparen ist eine Möglichkeit. Meist ist diese Option aber nicht nachhaltig und schränkt zusätzlich die Möglichkeit einer Expansion vom Betrieb ein. Es ist daher empfehlenswert, die neu entstanden Flächen anderweitig zu nutzen und die Bürowelt auf die neuen Bedürfnisse der Zeit anzupassen. Dabei bietet sich die Möglichkeit, neben den noch benötigten Arbeitsplätzen weitere und unterschiedliche auf den Betrieb optimierte Arbeitsmöglichkeiten zu schaffen. Fokusräume, Begegnungszonen, Besprechungsräume, Zonen für kreatives Arbeiten, Projekträume. Dabei existiert kein Patentrezept und die beschrieben Zonen sind nur eine Auswahl diverser Möglichkeiten. Das ideale Konzept ist immer auf den jeweiligen Betrieb und die individuellen Bedürfnisse ausgerichtet.
Und was bringt das alles?